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如何用无纸化会议改善你的会议体验?

发布时间:2022-04-28

浏览次数:22

凯发世界杯(/999/article-item-6.html)

  朋友是一家大公司的会务秘书,经常要组织大型会议,提到开会,她抱怨颇多,会务准备繁琐、会议过程中麻烦多多、会议后的会议纪要让人头疼,她说:你能想象一次打印一万张会议材料是什么体验吗?你能想象会议中大家七嘴八舌而你要记住每个人的发言,一刻也不敢放松,是什么体验吗?我说,我能理解。作为一个对中国式会议有一定研究的人,我认为,会议体验不佳的原因有如下几点。

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  首先,从会议组织者的角度来看:一是会议前期准备复杂,会议地点、会议场所安排、会议议程、会议设备等等,更头痛的是会议资料的打印和销毁,如果是大型会议,讨论事项多,那堆积如山的会议资料光打印就很耗时,会议结束后销毁这些资料则更麻烦;二是会议过程中麻烦事多,比如会议发言如何控制?会议表决如何快速形成结果?会议氛围如何维持?三是会议后的会议纪要让人头疼,很多人都发表了意见和建议,如何将他们的内容快速汇总,形成公开项、执行项,很考验会议组织者的功底和会议投入程度。

  其次,从会议参与者的角度来看:一是会议参与度不佳。尤其是大型会议,因为反光或距离太远,坐在后排的人根本看不清会议大屏上的内容;二是会议材料繁多,不便于阅读。面对一大叠会议材料摆在面前,阅读体验十分不好;三是会议效率低,冗长让人疲倦。

  上面的诸多原因,普遍存在。怎么才能改善你的会议体验呢?无纸化会议系统从科技的角度给你一个解决方案。

  无纸化会议,就是会议全过程的电子化,它把会议从传统的纸质会议,转化成以平板电脑、智能手机为载体的数字化、移动化的多媒体会议,利用智能手机、平板电脑的便携性,实现了会议的移动化和便捷化。经过南方电网、中信集团、中国港湾集团、成都锦江区政府等众多大型客户的使用证明,无纸化会议系统能大幅提升会议组织者和参与者的体验,实现轻松卓越的会议价值。

  一、无纸化会议,能大幅改善会议组织者的体验。

  使用无纸化会议系统,在会议前,会议组织者可以在后台编辑会务安排信息,一键发布给与会者;可以把电子会议资料上传到系统,免去打印和销毁的麻烦;会议中,可以通过会议主讲功能,有序安排与会人发言;通过会议同屏功能,让其它与会者认真倾听别人的发言;通过电子投票功能,可以快速实现表决,自动统计票数,形成结论。会议后,会议纪要一键导出,会议状态随时停用,十分省心。

  二、无纸化会议,能大幅改善与会者的体验。

  会议过程中,人手一台平板会议设备,不用看大屏,也能随时了解会议的内容和进度;系统自带的电子阅读功能,大纲视图、缩略图、智能定位阅读进度等,让每个与会者阅读起来非常方便,还可以随时添加批注、书签、评论、截图,这些信息可随文档导出,既为没有发言机会的与会者提供了表达观点和意见的渠道,也为会后会议纪要整理或者分析提供支持,使得整个会议更加高效。

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